Płacenie niższych podatków nie musi oznaczać kombinowania ani działania na granicy prawa. W praktyce wielu freelancerów i właścicieli małych firm zwyczajnie przepłaca. Nie dlatego, że fiskus ich oszukuje, ale dlatego, że nie znają dostępnych możliwości. Dobra wiadomość jest taka, że polski system podatkowy daje przedsiębiorcom sporo legalnych narzędzi do optymalizacji. Problem polega na tym, że większość osób dowiaduje się o nich za późno albo wcale.
1. Wybierz właściwą formę opodatkowania
Wielu przedsiębiorców wybiera formę opodatkowania podczas zakładania działalności i później nigdy do tego nie wraca. To duży błąd, ponieważ wraz ze wzrostem przychodów lub zmianą kosztów może się okazać, że płacisz kilka albo nawet kilkanaście tysięcy złotych za dużo rocznie. Skala podatkowa sprawdza się przede wszystkim u osób, które korzystają z ulg, rozliczają się wspólnie z małżonkiem albo mają dzieci. Jej największą zaletą jest kwota wolna od podatku i możliwość korzystania z większości ulg. Minusem pozostaje wejście w drugi próg podatkowy po przekroczeniu określonego poziomu dochodów.
Podatek liniowy wybierają najczęściej specjaliści IT, konsultanci oraz freelancerzy osiągający wysokie dochody. To dobre rozwiązanie dla osób z wysokimi przychodami i dużymi kosztami działalności. Wiele osób przechodzi jednak na liniowy zbyt wcześnie i finalnie traci więcej na ulgach niż zyskuje na niższej stawce podatku. Ryczałt jest natomiast jedną z najbardziej niedocenianych form opodatkowania. Podatek płacisz tutaj od przychodu, a nie od dochodu, dlatego nie rozliczasz kosztów. W zamian możesz korzystać z bardzo atrakcyjnych stawek. Dla copywriterów, marketerów, grafików czy programistów ryczałt bywa najkorzystniejszą opcją, szczególnie wtedy, gdy koszty prowadzenia działalności są niewielkie.
2. Rozliczaj koszty, o których większość przedsiębiorców zapomina
Koszt uzyskania przychodu to nie tylko laptop czy paliwo. Freelancerzy bardzo często nie rozliczają wydatków, które mogliby legalnie wrzucić w koszty. Jeśli pracujesz z domu, możesz rozliczać część internetu, prądu, czynszu, wyposażenia biura czy mebli. Ważne, aby zachować proporcję odpowiadającą powierzchni wykorzystywanej do pracy. Do kosztów działalności można zaliczyć także sprzęt elektroniczny, między innymi laptop, monitor, telefon, aparat, mikrofon, tablet czy oprogramowanie. Wielu przedsiębiorców zapomina również o kursach, szkoleniach, konferencjach i książkach branżowych, mimo że mają one bezpośredni związek z rozwojem firmy. Samochód także może być skutecznym narzędziem optymalizacji podatkowej. Leasing, paliwo, serwis, ubezpieczenie czy parkingi często stanowią istotną część kosztów działalności. Kluczowe znaczenie ma jednak odpowiednia dokumentacja i właściwy sposób użytkowania pojazdu. Największym błędem przedsiębiorców jest strach przed wrzucaniem wydatków w koszty. Tymczasem urząd skarbowy oczekuje przede wszystkim logicznego związku wydatku z prowadzoną działalnością.
3. ZUS ma większy wpływ na podatek, niż myślisz
Większość przedsiębiorców traktuje składki ZUS jak przykry obowiązek. W rzeczywistości mają one ogromny wpływ na końcowe rozliczenie podatkowe. Składki społeczne możesz zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu albo odliczyć od dochodu. Dzięki temu obniżasz podstawę opodatkowania i płacisz mniejszy podatek. W przypadku składki zdrowotnej sytuacja jest bardziej skomplikowana po zmianach wprowadzonych przez Polski Ład. Nadal jednak część składki można odliczać, choć zasady różnią się w zależności od wybranej formy opodatkowania. Warto również sprawdzić możliwość korzystania z Małego ZUS Plus. Wielu przedsiębiorców nie analizuje warunków programu, przez co traci szansę na realne oszczędności liczone w tysiącach złotych rocznie.
4. Korzystaj z ulg, o których mało kto pamięta
W Polsce istnieje wiele ulg podatkowych, z których korzystają głównie większe firmy, mimo że małe biznesy również mogą mieć do nich prawo. Ulga B+R nie jest zarezerwowana wyłącznie dla korporacji. Jeśli rozwijasz nowe rozwiązania, tworzysz autorskie oprogramowanie, automatyzujesz procesy albo pracujesz nad innowacjami, możesz kwalifikować się do tej preferencji podatkowej. Jeszcze ciekawszym rozwiązaniem jest IP Box. Dzięki niemu część dochodu związanego z własnością intelektualną może zostać opodatkowana stawką wynoszącą jedynie 5 procent. To rozwiązanie szczególnie popularne wśród programistów i twórców technologii. Mało mówi się także o uldze na ekspansję. Jeśli inwestujesz w marketing, reklamy, działania sprzedażowe czy wejście na nowe rynki, możesz dodatkowo odliczyć część poniesionych wydatków. Dla rozwijających się firm to bardzo atrakcyjne rozwiązanie.
5. Oddziel finanse prywatne od firmowych
Choć brzmi to banalnie, uporządkowanie finansów ma ogromne znaczenie podatkowe i biznesowe. Chaos finansowy utrudnia rozliczenia, zwiększa ryzyko błędów i powoduje utratę części kosztów. W praktyce warto posiadać osobne konto firmowe, oddzielną kartę płatniczą, system do faktur oraz regularnie archiwizować dokumenty. Już samo uporządkowanie wydatków często pozwala znaleźć koszty, które wcześniej nie były rozliczane.
Czy warto optymalizować podatki samodzielnie?
Tak, pod warunkiem że robisz to świadomie. Nie chodzi o agresywną optymalizację czy szukanie luk w przepisach. Chodzi o korzystanie z legalnych możliwości, które już istnieją. Największy problem wielu freelancerów i przedsiębiorców nie polega na samym płaceniu podatków. Problem polega na tym, że płacą wyższe podatki, niż rzeczywiście muszą. Często wystarczy lepiej dobrać formę opodatkowania, dokładniej rozliczać koszty i korzystać z dostępnych ulg, aby zostawić w firmie znacznie więcej pieniędzy. Na końcu warto pamiętać, że każda sytuacja podatkowa wygląda inaczej. Dlatego przed podjęciem ważnych decyzji najlepiej skonsultować się z księgowym albo doradcą podatkowym.
